Situasi New Normal Selama Pandemic Covid 19

Mariani Putri Sinaga

21S17005

Proyek merupakan suatu kegiatan yang memiliki jangka waktu tertentu dengan gabungan beberapa sumber daya yang dihimpun dalam suatu organisasi dimana untuk melaksanakan tugas atau sasaran tertentu yang telah dijadwalkan. Kegiatan atau tugas yang dilaksanakan pada proyek berupa pembangunan/perbaikan sarana fasilitas atau bisa juga berupa kegiatan penelitian dan pengembangan. Dari pengertian di atas, maka proyek merupakan kegiatan yang bersifat sementara (waktu terbatas), tidak berulang, tidak bersifat rutin, mempunyai waktu awal dan waktu akhir, sumber daya terbatas/tertentu dan dimaksudkan untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan.

        Dengan mengoptimalkan sumber daya yang ada secara efisien dan efektif dan dapat menerapkan fungsi manajemen proyek seperti perencanaan, pelaksanaan, dan penerapan secara sistematis, maka suatu proyek akan berjalan dengan benar. Keberhasilan suatu proyek sangat dipengaruhi oleh kejelian perencanaan proyek dalam menjadwal pelaksanaan suatu proyek.

       Manajemen proyek adalah cara mengelola dan mengorganisir berbagai asset, sumber daya manusia, waktu serta kualitas pekerjaan proyek, sehingga proyek menghasilkan kualitas yang maksimal dalam waktu yang sudah direncanakan.

Elemen Utama Suatu Proyek

            Ketiga elemen tersebut berkaitan dan saling mempengaruhi. Kualitas mutu berkaitan dengan biaya yang dikeluarkan, besar kecilnya biaya secara umum menunjukkan tinggi rendahnya mutu untuk suatu pekerjaan. Demikian pula dengan waktu pelaksanaan, tinggi rendahnya mutu secara tidak langsung berkaitan dengan lama waktu pelaksanaan. Dari waktu yang lebih lama secara otomatis akan menambah biaya pelaksanaan. Bentuk saling mempengaruhi ini memberikan beberapa kebutuhan akan teknik untuk manajemen proyek.

Proyek dikatakan rugi jika:

1. Biaya proyek berkurang sementara waktu pelaksanaan tetap, maka secara otomatis anggaran belanja material akan dikurangi dan mutu pekerjaan akan berkurang.
2. Waktu pelaksanaan mundur sementara tidak ada rencana penambahan anggaran yang mengakibatkan mutu pekerjaan akan berkurang
3. Jika mutu dijaga sedangkan waktu pelaksanaan mundur maka akan mengakibatkan peningkatan anggaran belanja.

         Dalam Pandemic Covid 19 ini, Banyak segala aktivitas yang harus dihentikan, seperti mengurangi segala aktivitas di luar rumah. Banyak para pebisinis yang menetapkan para pekerja dalam menjalankan WFH (Work from Home) karena hal tersebut merupakan salah satu kunci untuk kita para masyarakat terhindar dari virus corona.

        Namun, Pemerintah telah menerbitkan protocol yaitu yang berisi tentang Normal Baru (New Normal) yang diatur dalam keputusan Menteri Kesehatan. New Normal ialah suatu kegiatan yang dilakukan masyarakat dengan beradaptasi melanjutkan kehidupan ditengah wabah virus corona atau covid 19.

     Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) Basuki Hadimuljono menegaskan, pekerjaan jasa kontruksi tetap harus berlanjut ditengah pandemi Corona, mengacu pada Intruksi Menteri (Inmen) No 2 tahun 2020, Menteri PUPR mengatakan sesuai dengan Inmen 2/2020, pekerjaan kontruksi hanya akan berhenti jika ada permintaan dari pelaksana. Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR), mengatakan bahwa scenario Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN) 2021 akan fokus pada pemulihan ekonomi. Hal tersebut berdasarkan Inpres No 4 Tahun 2020 tentang Refocussing kegiatan, Realokasi Anggaran serta Pengadaan Barang dan Jasa dalam rangka percepatan penanganan covid 19.

Nah, dengan adanya New Normal akan berdampak pada Manajemen Proyek yang akan berubah sesuai protocol kesehatan dengan memperhatikan elemen Manajemen Proyek:

• Project Scope Management

Analisis: Dengan adanya pandemi Covid 19 seperti ini, maka akan timbul kondisi scope creep karena adanya kebutuhan terkait deliverables yang berubah pada saat eksekusi proyek. Untuk itu harapannya kondisi ini dapat diatasi dengan mendokumentasi semua persyaratan dan kebutuhan proyek (Project Requirements), Tersedianya Prosedur dan Protokol pengendalian perubahan (Change Control Procedure), Membangun Skedul pelaksanaan Proyek Terinci dan melakukan verifikasi dengan stakeholders proyek

• Project Time Management, diperlukan untuk menyelesaikan proyek sesuai waktu yang ditetapkan.

Analisis: Pada Pandemi Covid 19, tantangan yang mungkin dialami oleh setiap proyek adalah Jadwal, karna sering sekali membandingkan waktu penyelesaian yang direncanakan dengan kenyataan tanpa pertimbangan perubahan dalam proyek. Maka untuk itu sangat diperlukan Crashing and Fast Tracking dengan asumsi akan menjadwal ulang segala proyek dengan beberapa pertimbangan dan Critical chain Scheduling dengan memperikirakan batas bawah yang diharapkan dari lead time dalam proyek tersebut.

• Project Cost Management, diperlukan untuk membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar biaya proyek tidak melebihi anggaran yang ditetapkan.

Analisis: Pada Pandemi Covid 19, Banyak estimasi biaya yang tidak sesuai dengan realita hal tersebut dikarenakan pengalaman akan pandemi ini belum terjadi sebelumnya sehingga bias akan estimasi akan besar. untuk itu diharapkan proyek harus bisa bernegoisasi dengan sponsor proyek agar dapat membuat estimasi biaya yang lebih realistis dengan menggunakan Earned Value Management (EVM) yang mengukur kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang lingkup, waktu dan data biaya.

• Project Human resource Management, diperlukan untuk memenuhi kebutuhan mengorganisir dan me-manage proyek team.

Analisis: Pada Pandemi Covid 19, Sumber daya manusia sangat diseleksi hal ini dikarenakan pengurangan kerumunan orang, yang diakibatkan penyebaran virus. Hal tersebut mewajibkan manager proyek harus melakukan seleksi tenaga kerja, melakukan evaluasi karyawan dan memberikan konpensasi dan proteksi sesuai protokol kesehatan yang telah dianjurkan Menteri Kesehatan RI.

• Project Risk Management, diperlukan untuk meminimalkan dampak resiko terhadap keberhasilan proyek.

Analisis: Pada Pandemi Covid 19, muncul masalah dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman dari virus Corona, hal yang sangat mungkin dilakukan adalah menghindari resiko, mengurangi efek negatif resiko. Hal tersebut tidak lepas dari manajemen resiko keuangan dengan fokus pengelolaan dengan menggunakan instrumen-intrumen keuangan. Dengan melihat banyak aspek resiko yang dapat terjadi maka diperlukan penerapan pelaksanaan Manajemen Risiko Terintegrasi Korporasi (Enterprise Risk Management)

• Project Communication Management, bertujuan agar kominikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien.

Analisis: Pada Pandemi Covid 19, dengan adanya Social Distancing maka isu penting dalam distribusi informasi berganti menjadi penggunaan teknologi, maka proyek harus memilih media yang cocok untuk berkomunikasi sehingga pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok tersampaikan dengan baik dan tepat. Adapun informasi yang diharapkan antara lain status report, progress reports maupun forecast dari proyek kedepannya.

• Project Quality Management bertujuan untuk memastikan kesesuaian kinerja dan hasil proyek dengan standar mutu yang ditetapkan.

Analisis: Pada Pandemi Covid 19, sangat mungkin terjadi beberapa masalah yang ditimbukan dalam kualitas sebuah proyek untuk itu sangat diperlukan sebuah manajemen kualitas baik seperti Continuous Quality Management dan Process Management Model. Dengan menetapkan ISO 9000 sebagai standard quality manajemen.

• Project Procurement Management, Pemenuhan pengadaan barang dan/jasa yang disediakan oleh vendor/kontraktor sesuai jadwal.

Analisis: Pada Pandemi Covid 19, beberapa kendala yang dihadapi dalam pengadaan barang adalah supplier, hal ini berdampak dikarenakan pembatasan moda transportasi. Untuk itu sangat diharapkan bagi para manajer proyek selalu adaptif dalam perubahan yang diberlakukan oleh Pemerintah dalam protokol kesehatan. Dan juga konsep New Normal yang sudah mulai diberlakukan walaupun masih tahap transisi.

• Project Integration Management

      Elemen ini nantinya diharapkan dapat membantu pelaksanaan proyek yang tertunda akibat pandemic Covid 19, agar terlaksana dengan baik. Namun diperlukan pemahaman mendalam mengenai Konsep New Normal dimana menyesuaikan diri dengan pola hidup baru. Konsep ini nantinya bisa berupa adaptasi dalam beraktifitas dan bekerja. Tentunya adaptasi dalam beraktivitas dan bekerja. Tentunya adaptasi tersebut dilakukan melalui pengurangan kontak fisik dengan orang lain serta menghindari adanya kerumunan.

    Untuk itu, Konsep yang dikembangkan dalam bidang proyek adalah system perencanaan dan pengawasan proyek secara daring. Adaptasi ini diprediksi akan semakin meningkat dan akan berkembang menjadi teknologi kontruksi. 

        Menurut Bodnar dan Hopwood (1993) Sistem Informasi dalam Manajemen adalah suatu kumpulan hardware (perangkat keras) dan juga software (perangkat lunak) yang dirancang agar dapat mentransformasi data kedalam bentuk informasi digital yang berguna. Tentunya dengan penerapan teknologi yang semakin canggih. Jika hal itu terealisasi, penggunaan tenaga kerja akan semakin terseleksi. Untuk itu sangat diharapkan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang system perencanaan dan pengawasan seperti Sistem Informasi dalam manajemen.

Adapun tujuan dari Sistem Informasi dalam suatu Manajemen adalah:

• Menyediakan layanan informasi dalam perhitungan produk, harga pokok jasa, maupun tujuan lain yang menjadi target manajemen.
• Menyediakan layanan yang dapat dipergunakan menjadi media pengendali, perencana, evaluasi serta sebagai sarana perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi pendukung yang dapat digunakan untuk analisis dan pengambilan keputusan suatu perusahaan.
• Secara garis besar sistem informasi suatu manajemen bertujuan untuk memudahkan pekerjaan dan pengelolaan manajemen dalam suatu perusahaan.

Contoh Penerapan dari Sistem Informasi suatu manajemen:

1. SCM (Supply Chain Management)

Dengan Supply Chain Management data yang tersedia akan lebih terintegrasi. Data SCM umumnya lebih terfokus pada ketersediaan atau suplai bahan baku mulai dari pemasok ke produsen, pengecer, hingga konsumen akhir sangat diperlukan pada perusahaan.

     2. OAS (Office Automation System)

OAS dapat mengintegrasikan seluruh server yang ada dalam sebuah perusahaan dengan memanfaatkan aplikasi tertentu. Dengan demikian komunikasi antar departemen akan lebih lancar. Komunikasi tersebu dapat berupa layanan chatting maupun e-mail yang telah terintegrasi secara internal hanya dalam perusahaan yang bersangkutan

     3. ERP (Enterprise Resource Planning)

Sistem ERP dapat memudahkan pihak manajemen untuk melakukan pengawasan dan pengelolaan terhadap semua unit atau departemen yang ada dalam sebuah perusahaan. Mulai dari bidang keuangan, accounting, pemasaran, sampai sumber daya manusia, operasional dan pengelolaan suplai. Dengan demikian pengawasan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien waktu.

     4. KWS (Knowledge Work System)

Knowledge Work System dapat mengintegrasikan pengetahuan baru yang masuk dalam sistem. Untuk selanjutnya pengetahuan tersebut akan diaplikasikan dalam pekerjaan dan digunakan secara internal oleh semua personel professional yang ada di perusahaan yang bersangkutan.

Referensi:

Iman Soeharto, 1995 Manajemen Proyek, Erlangga, Jakarta

Istimawan Dipo Husodo, 1996, Manajemen Proyek, Kanisius Yogyakarta

Intruksi Menteri Republik Indonesia, 2020

Manajemen Rekayasa 

Fakultas Teknologi Industri

Institut Teknologi Del